Andi adalah pendiri ,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Suka Cita sebuah pabrik Korek Api di Karawang . Suatu waktu perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi ,dan Andi diangkat sebagai Direktur yang baru,diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi .Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Andi menyadari bahwa penjualanya menurun,laba menyusut dan banyak kariawan yang keluar dari perusahaanya.
Masalahnya: Adalah bagaimana mereorganisasi Pt.Suka Cita menjadi suatu perusahaan lebih profesional dengan meningkatkan penjualaannya dan laba.
Bukanlah hal yang mudah untuk mereorganisasi suatu perusahaan untuk menjadi lebih professional dan meningkatkan penjualan laba pada produk tertentu karena persaingan pasar yang ketat tapi dengan melakukan staffing,pengembangan struktur organisasi dan koordinasi yang tepat dan menjaga komunikasi yang baik agar tidak terjadi kesalahpahaman maka hal ini akan menjadi ramuan yang manjur untuk memajukan perusahaan tersebut,karyawannya juga harus mempunyai pengalaman dan keterampilan yang baik hingga jika mengeluarkan produksi akan menjadi baik dan mendapatkan produk yang berkualitas.
Pertanyaan:
1.Untuk mengembangkan Struktur Organisasi,perlu kiranya Andi tahu terlebih dahulu tentang informasi apa yang diberikan oleh suatu Struktur organisasi? Jelaskan!
Dalam pandangan struktural organisasi diperlukan adanya koordinasi pola interaksi para anggota organisasi secara formal. Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Sebuah struktur organisasi mempunyai tiga komponen yang harus diperhatikan, yaitu; kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi.
Kompleksitas mempetimbangkan tingkat differensasi atau perbedaan yang ada dalam organisasi yang meliputi tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hierarkhi organisasi, serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara menyeluruh. Kompleksitas pada sebuah organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya organisasi tersebut, semakin besar kekuatan sebuah organisasi maka akan semakin kompleks juga struktur organisasi yang ada di dalamnya.
Formalisasi merupakan tingkatan pada sejauh mana sebuah organisasi menyandarkan dirinya kepada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Dengan struktur organisasi yang besar, maka akan semakin sulit mengawasi dan mengendalikan para anggota organisasi di dalam efektifitas kinerja organisasi. Untuk itu, diperlukan adanya peraturan dan pedoman operasional standar organisasi dalam performansi kerja dari para anggota organisasi, baik di tingkat bawahan maupun pada tingkat manajer.
Fungsi organisasi merupakan pemanfaatan dan pengerahan segala sumber daya (pikiran, kemauan, perasaan dan tenaga) untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan. Dilihat dari langkah-langkah kegitan organisasi, maka yang dimaksud fungsi-fungsi organisasi mencakup sumber masukan (input), proses, dan keluaran (output) dengan melibatkanfeedback sebagai kontrol.
2.Cara-acara dan syarat-sarat apa yang sebaiknya dilakukan agar koordinasi yang dilaksanakan berjalan lancar?
Tujuan organisasi adalah tujuan bersama ,maka perlu cara-cara dan syarat agar koordinasi berjalan lancar yaitu
ü Yang pertama harus dimiliki suatu organisasi adalah nilai dan visi, nilai dan visi adalah suatu tujuan yang akan digunakan sebagai target yang harus dicapai oleh suatu organisasi. Jika nilai organisasi tidak ada maka organisasi itu akan rusak, karna tidak memiliki tujuan yang jelas.
ü Yang kedua adalah misi , misi adalah hal-hal yang harus di lakukan untuk mencapai suatu visi ( tujuan ). Tanpa ada misi yang jelas maka visi tidak akan pernah tercapai, maka dari itu visi dan misi sangat berkaitan satu sama lain. Jika tidak memiliki misi maka organisasi tidak akan pernah mencapai visi yang diinginkan.
ü Yang ketiga adalah aturan, aturan adalah batasan-batasan yang harus dimiliki organisasi. Jika suatu organisasi memiliki aturan yang jelas maka bisa terjadi penyimpangan yg dapat merugikan.
ü Yang keempat adalah profesionalisme, profesionalisme adalah bagaimana cara organisasi itu bertindak.
ü Yang kelima adalah insentif, insentif adalah bonus atau hadiah.
ü Yang keenam adalah sumber daya, Jika suatu organisasi kehilangan sumber daya maka organisasi tersebut tidak akan bisa bergerak dengan baik.
ü Yang ke tujuh adalah rencana kerja, rencana kerja merupakan susunan kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi
ü Yang ke delapan Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang tepat harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang akan dicapainya.
ü Yang ke sembilan Mengusahakan agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota, tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
ü Yang ke sepuluh Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain sebagainya.
ü Yang ke sebelas Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingakt perumusan dan penciptaan sasaran.
ü Yang ke dua belas Membina human relations yang baik antara sesame karyawan.
ü Yang ke tigabelas Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para. bawahan.
Ringkasnya, suatu koordinasi akan lebih baik dan maju, jika memperoleh dukungan partisipasi dari bawahan, dan pihak-pihak yang terkait yang akan melakukan pekerjaan diikut sertakan dalam proses pengambilan keputusan,supaya mereka antusias dalam melakukansnya.
3.Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh komunikasi,coba saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi dan bagaimana caranya untuk mengatasi hambatan tersebut!
Hambatan dalam Komunikasi
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver. Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton (1992,p.10-11), ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif yaitu adalah :
ü Status effect:Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
ü Semantic Problems:Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication).
ü Perceptual distorsion:Dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.
ü Cultural Differences:Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku.
ü Physical Distractions:Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi.
ü Poor choice of communication channels:gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi.
ü No Feed back:Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia.
CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
ü Gunakan umpan-balik:Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
ü Kenali si penerima berita
-Bagaimana latar belakang pendidikannya.
- Bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
- Sejauh mana minat dan perasaanya.
ü Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.
4.Salah satu faktor penyebab penunjang keberhasilan perusahaan adalah staffing atau penerimaan dan penepatan pegawai,coba saudara jelaskan bagaimana staffing yang efektif itu!
TINDAKAN STAFFING
Tindakan staffing antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut :
ü Tindakan rekrutmen dan dekrutmen.
Rekrutmen adalah tindakan melokasikan, ,mengidentifikasi, dan menarik perhatian para pelamar kerja yang kompeten. Apabila ada lowongan kerja, bagian personalia perusahaan harus menggunakan informasi yang dihimpun melalui analisis pekerjaan agar dapat menuntun mereka dalam melakukan rekrutmen.
Sebagian perusahaan memiliki cara yang menarik dalam mencari tenaga kerja. Dalam kasus ini PT.suka cita perusahaan korek api yang merekrut karyawannya dengan kriteria yang berbeda dengan karyawan berdeda dari perusahaan korek api lainya yang ada di Semarang yang akan menawarkan konsep korek api gas berdisain unik dan korek api non-gas yang berbeda dengan korek api lainya itu merekrut karyawannya yang memiliki selera seni dan boleh mengajukan ide di perusahaan tersebut. Karena perekrutan dilakukan berbeda dengan PT lain maka pelamar Formulir yang tersedia ludes diambil calon tenaga kerja .
Selain rekrutmen,pendekatan untuk mengendalikan penawaran tenaga kerja adalah dekrutmen. Tentu saja hal ini bukan merupakan tugas yang menyenangkan bagi manajer dan bagian personalia manapun. Meskipun karyawan bisa dipecat, pilihan lain seringkali jauh lebih baik. Akan tetapi tidak peduli karyawan melakukannya, mengurangi angkatan kerja organisasi bukanlah hal yang mudah.
ü Mempekerjakan orang baru dengan keahlian yang baru
Mempekerjakan orang baru dengan kemampuan yang baru membtuhkan proses rekrutmen dan seleksi yang lebih cermat. Meskipun rekrutmen secara online sudah popular dan memungkinkan mengidentifikasi pelamar dengan cepat dan mudah, kualitas pelamar mungkin tidak sesuai dengan harapan.
Stephen P. Robbins dan Mary Coulter dalam Manajemen menunjukkan jika riset telah membuktikan bahwa rujukan dari karyawan biasanya menghaslkan kandidat terbaik. Hal itu karena karyawan mengetahui pekerjaannya dan mengenal orang yang direkomendasikan jadi mereka cenderung untuk merujuk pelamar yang berkualitas.
ü Melakukan pelatihan kepada sumber daya mausia yang ada untuk mempelajari keahlian yang baru.
Pelatihan karyawan merupakan tindakan staffing yang sangat penting. Ketika permintaan pekerjaan berubah, kemamuan karyawanpun juga harus berubah. Dalam hal ini manajerlah yang bertanggungjawab dalam memutuskan jenis pelatihan apa yag dibutuhkan karyawan, kapan mereka membutuhkannya, dan jenis pelatihan apa yang harus diambil.
Ada dua jenis orientasi kepelatihan. Orientasi unit kerja, yaitu memperkenalkan karyawan deengan sasaran-sasaran unit kerja, menjelaskan caranya bekerja, dan perkenalan antar karyawan. Orientasi organisasi, yaitu menginformasikan pada karyawan baru tentang sasaran perusahaan, riwayatnya, filosofinya, dan peraturan yang berlaku di dalamnya.
Ada banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas pelaksanaan training, seperti:
a. Kualitas training.
b. Motivasi dari peserta training.
c. Kebutuhan individu dari peserta.
Menurut Drs Syafarudin Alwi, MS (2001), pelatihan dan pengembangan yang tepat memerlukan perencanaan yang sistematis dan kontekstual dimulai dari tahap menentukan kebutuhan pelatihan, penyusunan desain instruksional, implementasi dan evaluasi.
B. LANGKAH-LANGKAH STAFFING
ü Human resource planning : Dapat diartikan bahwa perencanaan yang baik mengenali yang dibutuhkan dalamstaffing dan memastikan telah mendekati kebutuhan dengan menganalisa tujuan pekerjaan, syarat-syarat calon pegawai dan jumlah pegawai.
ü Recruitment :Melokasikan, ,mengidentifikasi, dan menarik perhatian para pelamar kerja yang kompeten. Apabila ada lowongan kerja, bagian personalia perusahaan harus menggunakan informasi yang dihimpun melalui analisis pekerjaan agar dapat menuntun mereka dalam melakukan rekrutmen.
ü Selection :Menyaring para pelama kerja untuk menentukan siapa yang paling memenuhi kualifikasi atas pekerjaan tersebut. Seleksi melibatkan perkiraan pelamar mana yang akan berhasil jika diterima. Sebagai contoh, ketika merekrut tenaga penjualan, proses seleksinya harus memperkirakan pelamar mana yang akan menghasilkan volume penjualan yang tinggi.
ü Orientation : Ada dua jenis orientasi kepelatihan. Orientasi unit kerja, yaitu memperkenalkan karyawan deengan sasaran-sasaran unit kerja, menjelaskan caranya bekerja, dan perkenalan antar karyawan. Orientasi organisasi, yaitu menginformasikan pada karyawan baru tentang sasaran perusahaan, riwayatnya, filosofinya, dan peraturan yang berlaku di dalamnya.
ü Training and development : Dalam hal ini kesempatan untuk melakukan training harus memperhatikan materi untuk mempertahankan kemampuan kerja dan motivasi dalam bekerja lembur.
5.Ada dua jenis pemerintahan,yaitu perintah lisan dan tulisan. Jelaskan kapan perintah 2 tersebut diberikan! Dan sebutkan keuntungan dari kedua perintah tersebut!
ü Komunikasi Lisan dan Tertulis
Jenis komunikasi ini paling banyak di praktekkan sehari-hari khususnya dalam komunikasi antar pribadi. Pemilihan bentuk komunikasi lisan atau tertulis dipengaruhi oleh faktor-faktor waktu, kecepatan, biaya, perferensi pribadi, keterampilan individu dalam berkomunikasi, fasilitas yang tersedia untuk berkomunikasi. Komunikasi lisan atau tertulis memiliki keuntungan dan kerugian, seperti kalau tertulis keuntungannya pesan dapat disimpan, tetapi kerugiannya memakan waktu jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.
ü Komunikasi Verbal dan Non Verbal
Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau tertulis. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan lain-lain. Alasan penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan dengan masalah waktu dan situasi saat komunikasi terjadi.
Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata adalah karena kita mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit sedangkan jumlah kata-kata yang digunakan terbatas.
Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan atau gambar. Sedangkan dalam komunikasi non verbal, bagian terpenting adalah menyangkut penggunaan bahasa tubuh (body language), yang artinya orang-orang mengkomunikasikan arti kepada orang lain dengan tubuh mereka dalam interaksi antar pribadi. Bahasa tubuh merupakan pelengkap yang penting bagi komunikasi non verbal di semua belahan dunia umumnya. Komunikasi non verbal ini memiliki fungsi tertentu dalam proses komunikasi verbal.
ü Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah :
1. Sebagai pengulangan.
2. Pelengkap.
3. Pengganti.
4. Memberi penekanan.
5. Memperdayakan.
kelompok:
ARVIN DESWAN(31113264)
AGUS DARMAWAN(30113370)
MUHAMMAD ROBY(36113133)
VERA BADRYANTI(39113108)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar