Analisa kasus
Andi adalah pendiri ,direktur dan manajer umum dari semua operasi
PT.Suka Cita sebuah pabrik Korek Api di Karawang . Suatu waktu
perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan
direorganisasi ,dan Andi diangkat sebagai Direktur yang
baru,diperintahkan untuk mengembangkan struktur organisasi .Dia
melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola perusahaannya
secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar
Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Andi menyadari
bahwa penjualanya menurun,laba menyusut dan banyak kariawan yang keluar
dari perusahaanya.
Masalahnya:
Adalah bagaimana mereorganisasi Pt.Suka Cita
menjadi suatu perusahaan lebih profesional dengan meningkatkan
penjualaannya dan laba.
Bukanlah hal yang mudah untuk mereorganisasi suatu perusahaan
untuk menjadi lebih professional dan meningkatkan penjualan laba pada
produk tertentu karena persaingan pasar yang ketat tapi dengan melakukan
staffing,pengembangan struktur organisasi dan koordinasi yang tepat dan
menjaga komunikasi yang baik agar tidak terjadi kesalahpahaman maka hal
ini akan menjadi ramuan yang manjur untuk memajukan perusahaan
tersebut,karyawannya juga harus mempunyai pengalaman dan keterampilan
yang baik hingga jika mengeluarkan produksi akan menjadi baik dan
mendapatkan produk yang berkualitas.
Pertanyaan:
1.Untuk mengembangkan Struktur Organisasi,perlu kiranya Andi
tahu terlebih dahulu tentang informasi apa yang diberikan oleh suatu
Struktur organisasi? Jelaskan!
Dalam pandangan struktural organisasi diperlukan adanya koordinasi
pola interaksi para anggota organisasi secara formal. Struktur
organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada
siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang
akan diikuti. Sebuah struktur organisasi mempunyai tiga komponen yang
harus diperhatikan, yaitu; kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi.
Kompleksitas mempetimbangkan tingkat differensasi atau perbedaan yang
ada
dalam organisasi yang meliputi tingkat pembagian kerja, jumlah
tingkatan di dalam hierarkhi organisasi, serta tingkat sejauh mana
unit-unit organisasi tersebar secara menyeluruh. Kompleksitas pada
sebuah organisasi dipengaruhi oleh besar kecilnya organisasi tersebut,
semakin besar kekuatan sebuah organisasi maka akan semakin kompleks juga
struktur organisasi yang ada di dalamnya.
Formalisasi merupakan tingkatan pada sejauh mana sebuah organisasi
menyandarkan dirinya kepada peraturan dan prosedur untuk mengatur
perilaku dari para pegawainya. Dengan struktur organisasi yang besar,
maka akan semakin sulit mengawasi dan mengendalikan para anggota
organisasi di dalam efektifitas kinerja organisasi. Untuk itu,
diperlukan adanya peraturan dan pedoman operasional standar organisasi
dalam performansi kerja dari para anggota organisasi, baik di tingkat
bawahan maupun pada tingkat manajer.
Fungsi organisasi merupakan pemanfaatan dan pengerahan segala sumber
daya (pikiran, kemauan, perasaan dan tenaga) untuk mewujudkan tujuan
yang telah ditetapkan. Dilihat dari langkah-langkah kegitan organisasi,
maka yang dimaksud fungsi-fungsi organisasi mencakup sumber
masukan (input), proses, dan keluaran (output) dengan
melibatkanfeedback sebagai kontrol.
2.Cara-acara dan syarat-sarat apa yang sebaiknya dilakukan agar koordinasi yang dilaksanakan berjalan lancar?
Tujuan organisasi adalah tujuan bersama ,maka perlu cara-cara dan syarat agar koordinasi berjalan lancar yaitu
ü
Yang pertama harus
dimiliki suatu organisasi adalah nilai dan visi, nilai dan visi adalah
suatu tujuan yang akan digunakan sebagai target yang harus dicapai oleh
suatu organisasi. Jika nilai organisasi tidak ada maka organisasi itu
akan rusak, karna tidak memiliki tujuan yang jelas.
ü
Yang kedua adalah
misi , misi adalah hal-hal yang harus di lakukan untuk mencapai suatu
visi ( tujuan ). Tanpa ada misi yang jelas maka visi tidak akan pernah
tercapai, maka dari itu visi dan misi sangat berkaitan satu sama lain.
Jika tidak memiliki misi maka organisasi tidak akan pernah mencapai visi
yang diinginkan.
ü
Yang ketiga adalah
aturan, aturan adalah batasan-batasan yang harus dimiliki organisasi.
Jika suatu organisasi memiliki aturan yang jelas maka bisa terjadi
penyimpangan yg dapat merugikan.
ü
Yang keempat adalah profesionalisme, profesionalisme adalah bagaimana cara organisasi itu bertindak.
ü
Yang kelima adalah insentif, insentif adalah bonus atau hadiah.
ü
Yang keenam adalah sumber daya, Jika suatu organisasi kehilangan sumber daya maka organisasi tersebut tidak akan bisa bergerak dengan baik.
ü
Yang ke tujuh adalah rencana kerja, rencana kerja merupakan susunan kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi
ü
Yang ke delapan
Memberikan keterangan langsung dan secara bersahabat. Keterangan
mengenai pekerjaan saja tidak cukup, karena tindakan-tindakan yang
tepat harus diambil untuk menciptakan dan menghasilkan koordinasi yang
akan dicapainya.
ü
Yang ke sembilan Mengusahakan
agar pengetahuan dan penerimaan tujuan yang akan dicapai oleh anggota,
tidak menurut masing-masing individu anggota dengan tujuannya
sendiri-sendiri. Tujuan itu adalah tujuan bersama.
ü
Yang ke sepuluh Mendorong para anggota untuk bertukar pikiran, mengemukakan ide, saran-saran dan lain sebagainya.
ü
Yang ke sebelas Mendorong para anggota untuk berpartisipasi dalam tingakt perumusan dan penciptaan sasaran.
ü
Yang ke dua belas Membina human relations yang baik antara sesame karyawan.
ü
Yang ke tigabelas Manajer sering melakukan komunikasi informal dengan para. bawahan.
Ringkasnya, suatu koordinasi akan lebih baik dan maju, jika
memperoleh dukungan partisipasi dari bawahan, dan pihak-pihak yang
terkait yang akan melakukan pekerjaan diikut sertakan dalam proses
pengambilan keputusan,supaya mereka antusias dalam melakukansnya.
3.Banyak kegagalan koordinasi disebabkan oleh komunikasi,coba
saudara jelaskan mengenai hambatan-hambatan komunikasi dan bagaimana
caranya untuk mengatasi hambatan tersebut!
Hambatan dalam Komunikasi
Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu
kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan
yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh
penerima pesan atau receiver. Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton
(1992,p.10-11), ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak
efektif yaitu adalah :
ü Status effect:Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang
dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang
lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan
atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan
aspirasinya atau pendapatnya.
ü Semantic Problems:Faktor semantik menyangkut bahasa yang
dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan
perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang
komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab
kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan
salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation)
yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi
(miscommunication).
ü Perceptual distorsion:Dapat disebabkan karena perbedaan cara
pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir
serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam
komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang
antara satu dengan yang lainnya.
ü Cultural Differences:Hambatan yang terjadi karena disebabkan
adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu
organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda.
Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku.
ü Physical Distractions:Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi.
ü Poor choice of communication channels:gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi.
ü No Feed back:Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan
pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari
receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia.
CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
ü Gunakan umpan-balik:Beri kesempatan pada orang orang lain untuk
menyampaikan ide atau gagasannya, sehingga tercipta dua iklim komunikasi
dua arah.
ü Kenali si penerima berita
-Bagaimana latar belakang pendidikannya.
- Bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
- Sejauh mana minat dan perasaanya.
ü Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa, bagaimana, kapan.
4.Salah satu faktor penyebab penunjang keberhasilan
perusahaan adalah staffing atau penerimaan dan penepatan pegawai,coba
saudara jelaskan bagaimana staffing yang efektif itu!
TINDAKAN STAFFING
Tindakan staffing antara lain meliputi hal-hal sebagai berikut :
ü Tindakan rekrutmen dan dekrutmen.
Rekrutmen adalah tindakan melokasikan, ,mengidentifikasi, dan menarik
perhatian para pelamar kerja yang kompeten. Apabila ada lowongan kerja,
bagian personalia perusahaan harus menggunakan informasi yang dihimpun
melalui analisis pekerjaan agar dapat menuntun mereka dalam melakukan
rekrutmen.
Sebagian perusahaan memiliki cara yang menarik dalam mencari tenaga
kerja. Dalam kasus ini PT.suka cita perusahaan korek api yang merekrut
karyawannya dengan kriteria yang berbeda dengan karyawan berdeda dari
perusahaan korek api lainya yang ada di Semarang yang akan menawarkan
konsep korek api gas berdisain unik dan korek api non-gas yang berbeda
dengan korek api lainya itu merekrut karyawannya yang memiliki selera
seni dan boleh mengajukan ide di perusahaan tersebut. Karena perekrutan
dilakukan berbeda dengan PT lain maka pelamar Formulir yang tersedia
ludes diambil calon tenaga kerja .
Selain rekrutmen,pendekatan untuk mengendalikan penawaran tenaga kerja
adalah dekrutmen. Tentu saja hal ini bukan merupakan tugas yang
menyenangkan bagi manajer dan bagian personalia manapun. Meskipun
karyawan bisa dipecat, pilihan lain seringkali jauh lebih baik. Akan
tetapi tidak peduli karyawan melakukannya, mengurangi angkatan kerja
organisasi bukanlah hal yang mudah.
ü Mempekerjakan orang baru dengan keahlian yang baru
Mempekerjakan orang baru dengan kemampuan yang baru membtuhkan proses
rekrutmen dan seleksi yang lebih cermat. Meskipun rekrutmen secara
online sudah popular dan memungkinkan mengidentifikasi pelamar dengan
cepat dan mudah, kualitas pelamar mungkin tidak sesuai dengan harapan.
Stephen P. Robbins dan Mary Coulter dalam Manajemen menunjukkan jika
riset telah membuktikan bahwa rujukan dari karyawan biasanya menghaslkan
kandidat terbaik. Hal itu karena karyawan mengetahui pekerjaannya dan
mengenal orang yang direkomendasikan jadi mereka cenderung untuk merujuk
pelamar yang berkualitas.
ü Melakukan pelatihan kepada sumber daya mausia yang ada untuk mempelajari keahlian yang baru.
Pelatihan karyawan merupakan tindakan staffing yang sangat penting.
Ketika permintaan pekerjaan berubah, kemamuan karyawanpun juga harus
berubah. Dalam hal ini manajerlah yang bertanggungjawab dalam memutuskan
jenis pelatihan apa yag dibutuhkan karyawan, kapan mereka
membutuhkannya, dan jenis pelatihan apa yang harus diambil.
Ada dua jenis orientasi kepelatihan
. Orientasi unit kerja, yaitu memperkenalkan karyawan deengan sasaran-sasaran unit kerja, menjelaskan caranya bekerja, dan perkenalan antar karyawan
. Orientasi organisasi,
yaitu menginformasikan pada karyawan baru tentang sasaran perusahaan,
riwayatnya, filosofinya, dan peraturan yang berlaku di dalamnya.
Ada banyak faktor yang mempengaruhi efektivitas pelaksanaan training, seperti:
a. Kualitas training.
b. Motivasi dari peserta training.
c. Kebutuhan individu dari peserta.
Menurut Drs Syafarudin Alwi, MS (2001), pelatihan dan pengembangan yang
tepat memerlukan perencanaan yang sistematis dan kontekstual dimulai
dari tahap menentukan kebutuhan pelatihan, penyusunan desain
instruksional, implementasi dan evaluasi.
B. LANGKAH-LANGKAH STAFFING
ü Human resource planning : Dapat diartikan bahwa perencanaan yang
baik mengenali yang dibutuhkan dalamstaffing dan memastikan telah
mendekati kebutuhan dengan menganalisa tujuan pekerjaan, syarat-syarat
calon pegawai dan jumlah pegawai.
ü Recruitment :Melokasikan, ,mengidentifikasi, dan menarik perhatian
para pelamar kerja yang kompeten. Apabila ada lowongan kerja, bagian
personalia perusahaan harus menggunakan informasi yang dihimpun melalui
analisis pekerjaan agar dapat menuntun mereka dalam melakukan rekrutmen.
ü Selection :Menyaring para pelama kerja untuk menentukan siapa yang
paling memenuhi kualifikasi atas pekerjaan tersebut. Seleksi melibatkan
perkiraan pelamar mana yang akan berhasil jika diterima. Sebagai
contoh, ketika merekrut tenaga penjualan, proses seleksinya harus
memperkirakan pelamar mana yang akan menghasilkan volume penjualan yang
tinggi.
ü Orientation : Ada dua jenis orientasi kepelatihan. Orientasi unit
kerja, yaitu memperkenalkan karyawan deengan sasaran-sasaran unit kerja,
menjelaskan caranya bekerja, dan perkenalan antar karyawan. Orientasi
organisasi, yaitu menginformasikan pada karyawan baru tentang sasaran
perusahaan, riwayatnya, filosofinya, dan peraturan yang berlaku di
dalamnya.
ü Training and development
:
Dalam hal ini kesempatan untuk melakukan training harus memperhatikan
materi untuk mempertahankan kemampuan kerja dan motivasi dalam bekerja
lembur.
5.Ada dua jenis pemerintahan,yaitu perintah lisan dan
tulisan. Jelaskan kapan perintah 2 tersebut diberikan! Dan sebutkan
keuntungan dari kedua perintah tersebut!
ü
Komunikasi Lisan dan Tertulis
Jenis komunikasi ini paling banyak di praktekkan sehari-hari
khususnya dalam komunikasi antar pribadi. Pemilihan bentuk komunikasi
lisan atau tertulis dipengaruhi oleh faktor-faktor waktu, kecepatan,
biaya, perferensi pribadi, keterampilan individu dalam berkomunikasi,
fasilitas yang tersedia untuk berkomunikasi. Komunikasi lisan atau
tertulis memiliki keuntungan dan kerugian, seperti kalau tertulis
keuntungannya pesan dapat disimpan, tetapi kerugiannya memakan waktu
jika dibandingkan dengan komunikasi lisan.
ü
Komunikasi Verbal dan Non Verbal
Komunikasi verbal yaitu komunikasi melalui kata-kata baik lisan atau
tertulis. Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang menggunakan
bahasa badan atau tubuh, seperti gerakan tangan, jari, mata, kepala dan
lain-lain. Alasan penggunaan jenis komunikasi ini biasanya berkaitan
dengan masalah waktu dan situasi saat komunikasi terjadi.
Kesulitan utama dalam komunikasi verbal dengan menggunakan kata-kata
adalah karena kita mencoba berbicara tentang dunia yang sangat rumit
sedangkan jumlah kata-kata yang digunakan terbatas.
Jenis alat bantu visual kedua dalam komunikasi verbal adalah tulisan
atau gambar. Sedangkan dalam komunikasi non verbal, bagian terpenting
adalah menyangkut penggunaan bahasa tubuh (body language), yang artinya
orang-orang mengkomunikasikan arti kepada orang lain dengan tubuh mereka
dalam interaksi antar pribadi. Bahasa tubuh merupakan pelengkap yang
penting bagi komunikasi non verbal di semua belahan dunia umumnya.
Komunikasi non verbal ini memiliki fungsi tertentu dalam proses
komunikasi verbal.
ü Fungsi utama dari komunikasi non verbal adalah :
1. Sebagai pengulangan.
2. Pelengkap.
3. Pengganti.
4. Memberi penekanan.
5. Memperdayakan.
kelompok:
ARVIN DESWAN(31113264)
AGUS DARMAWAN(30113370)
MUHAMMAD ROBY(36113133)
VERA BADRYANTI(39113108)